W każdym "odbitym mailu" (ang. Mail Bounce, Delivery Status Notification), czyli wiadomości zwrotnej o niedostarczeniu wiadomości, znajduje się informacja dlaczego wiadomość nie mogła zostać dostarczona do adresata. Wycinek przykładowej zwrotki przedstawiamy poniżej (na czerwono został oznaczony powód niedostarczenia wiadomości):
Przykład 1
The original message was received at Tue, 8 Jan 2013 04:02:43 +0100 (CET)
from wa3.alpha.pl [81.2.203.203]
----- The following addresses had permanent fatal errors -----
<****@alpha.pl>
(reason: Can't create output)
----- Transcript of session follows -----
550 5.0.0 <****@alpha.pl>... Can't create output
Przykład 2
The original message was received at Tue, 8 Jan 2013 04:00:25 +0100 (CET)
from localhost.alpha.pl [127.0.0.1]
----- The following addresses had permanent fatal errors -----
<*******@*****.net.pl>
(reason: 550 5.1.1 <*******@*****.net.pl>... User unknown)
----- Transcript of session follows -----
... while talking to *****.net.pl.:
>>> DATA
<<< 550 5.1.1 <*******@*****.net.pl>... User unknown
550 5.1.1 <*******@*****.net.pl>... User unknown
<<< 503 5.0.0 Need RCPT (recipient)
... while talking to mail.******.pl.
Oto lista najczęstszych powodów zwrotów korespondencji wraz z opisami problemu:
- sys_lock quota exceeded - przekroczona powierzchnia skrzynki odbiorczej
- User not found (in reply to RCPT TO command) - nie ma takiego odbiorcy
- User unknown (No such user, mailbox unavailable, invalid recipient, not a valid mailbox, Sorry, no mailbox here by that name) - nie ma takiej skrzynki, czyli adres e-mail jest nieaktualny lub został źle wpisany. To jest tzw. twardy zwrot i adres nadaje się do kasacji.
- Domain Not Found - serwer pocztowy nie został odnaleziony, czyli wprowadzony został błędny adres. Na przykład, ktoś wpisał kowalski@dżmail.pl zamiast kowalski@gmail.com.
- Connection Timed Out (Connection Refused) - nie można było dostarczyć poczty do serwera pocztowego. Można spróbować wysłać pocztę ponownie w innym terminie.
- Mailbox is full (User is over the quota, Mailbox limit exceeded, Can't create output lub exceeded storage allocation) - skrzynka odbiorcy jest przepełniona. Po opróżnieniu skrzynki znowu będzie można na nią wysyłać pocztę.
- Message exceeds size limit (Message size exceeds fixed maximum message size, message size exceeds maximum message size, Message size exceeds fixed maximum message size) - przesyłana wiadomość jest za duża.
- Improper forwarding causing mail loop (too many hops, forwarding not allowed) - odbiorca ma ustawione złe przekierowanie, np. ze skrzynki XXX na YYY, a ta z kolei przekierowuje znowu na XXX. Gdy odbiorca naprawi przekierowania, znowu będzie można do niego dostarczać pocztę.
- Relay Access Denied - serwer odbiorcy nie akceptuje poczty z Twojego serwera lub adresu e-mail widocznego w danych nadawcy.
- Permission denied (Connection refused, Sender Address Rejected) - serwer odbiorcy nie przyjmuje korespondencji wysyłanej z Twojego adresu (e-mail/IP) lub Twojego serwera, gdyż znajduje się on na liście spamerów (RBL).